La comunicazione nei progetti

La comunicazione all’interno di un progetto, che sia finanziato o meno, è un tema che riveste una importanza fondamentale. Purtroppo spesso accade, che in organizzazioni non fortemente strutturate, i responsabili di progetto abbiano la tendenza ad investire tempo, energie e risorse su attività di natura tecnica. Attività più legate alla fase esecutiva del task di lavoro (task, deliverables, report, ecc.).  Spesse volte senza dare il giusto peso e l’impatto che la comunicazione ha sul progetto. Un project manager di successo, “dovrebbe” utilizzare circa il 90% del tempo impegnato sul progetto per “comunicare” il progetto e la sua realizzazione ed il restante 10% dedicarlo al monitoraggio delle attività previste.

L’obiettivo di questo approfondimento, è quello di introdurre le regole basilari della comunicazione nei progetti e non quello di trasmettere le competenze relative all’ars oratoria di Martin Luther King sia chiaro!

Comunicare efficacemente

La cosa importante per un project manager è conoscere come funziona la comunicazione nei progetti. Saper applicare le regole e non lasciare nulla al caso. Comunicare efficacemente è una questione estremamente seria.

Alla fine di questo articolo sarai in grado di rispondere chiaramente alle seguenti domande: perché comunicare? cosa comunicare? a chi? dove? quando? e soprattutto come?

Quanto pesa la comunicazione nei progetti

La comunicazione è un processo essenziale nella vita di tutti i giorni, tutto il mondo ruota intorno ad esso. L’origine stessa del termine communico = mettere in comune, far partecipe ci aiuta a carpirne l’importanza.

Il politologo statunitense Harold Lasswell, uno tra i massimi esperti di mass media e di  “propaganda” definisce la comunicazione come:

“Chi dice cosa a chi attraverso quale canale con quale effetto” – H.Lasswell

Nel caso specifico di nostro interesse, possiamo dire che la comunicazione è lo scambio efficace di informazioni tra un punto del progetto ad un altro.

La comunicazione è uno strumento essenziale per il project manager. Non esiste attività impegnativa come la comunicazione. Inizi a comunicare il primo giorno di lavoro e continui per tutta la durata del progetto, fino alla chiusura.

Come detto prima, il 90% del tempo di un project manager DEVE essere speso per comunicare ciò che sta per essere fatto (comunicazione ex ante), ciò che si sta facendo (comunicazione in itinere) e ciò che è stato fatto (comunicazione ex post).

E’ fondamentale conoscere gli step necessari per programmare una comunicazione efficace sul progetto. Essere, consapevoli dei possibili ostacoli che potrebbero presentarsi lungo il percorso.

La comunicazione è un atto bilaterale che coinvolge due o più persone

Comunicare vuol dire mettere in comune

Quando comunichi stabilisci una connessione con il destinatario o con i destinatari. In altre parole, condividi informazioni, idee ed aggiornamenti con il tuo interlocutore. che può essere rappresentato dall’ente finanziatore, dal team di progetto, dal cliente e dagli stakeholders in termini generali.

All’invio di un dato messaggio, un errore comune è dare per scontato che il destinatario lo interpreterà esattamente nella maniera in cui intendeva colui che ha inviato il messaggio.

Per evitare questo gap tra ciò che si trasmette attraverso la comunicazione e ciò che effettivamente arriva a destinazione è necessario prendere in considerazione tutte le variabili. Tali variabili possono influenzare l’efficacia della tua comunicazione (differenze caratteriali e culturali, il media che utilizzi per comunicare, comunicazione non verbale, stato emotivo dei destinatari, ecc).

Mantenere la comunicazione sempre viva

La comunicazione è un elemento essenziale per la vita di un progetto e se non ben gestita può causare danni notevoli. Ci sono due gruppi target per i quali il project manager deve garantire una comunicazione chiara ed efficace: gli stakeholders ed il team di progetto.

Stakeholders

Per quanto riguarda gli stakeholders, particolare attenzione va rivolta a chi ha finanziato il progetto con capitale di rischio. Per questi soggetti è fondamentale assicurare una comunicazione regolare, chiara e completa. Il livello di dettaglio dovrà essere adeguato al tipo di interlocutore e, coerentemente al piano di progetto, vanno garantiti aggiornamenti periodici all’interno dei quali dovranno essere evidenziati gli avanzamenti e le eventuali criticità.

Team

Per quanto riguarda il team, a seconda delle dimensioni e delle caratteristiche del progetto, il project manager si potrebbe trovare a coordinare piccoli gruppi di lavoro localizzati o grandi gruppi di lavoro sparsi in giro per il mondo. E’ compito del project manager stabilire efficacemente ruoli e responsabilità e definire per ciascun membro del team cosa comunicare, a chi e con quali modalità.

“Una comunicazione efficace crea un ponte, un collegamento permanente, tra i diversi stakeholders che possono avere culture diverse, livelli di competenza diversi, ruoli nell’organizzazione diversi e, soprattutto, diverse prospettive, interessi e capacità di impattare sull’esecuzione e sui risultati attesi per il progetto.“

un buon piano di gestione della comunicazione

Sulla base dell’analisi degli stakeholders sarà fondamentale stabilire come gestire la comunicazione per il progetto. Andrà quindi sviluppato un piano di gestione dedicato alla comunicazione di progetto.

Il piano di gestione della comunicazione di progetto organizza e documenta tutti i processi necessari alla gestione efficace della comunicazione. Tenendo bene  mente le peculiarità degli stakeholders e degli asset organizzativi.

Cosa sono gli asset organizzativi

Per asset organizzativi si intende l’insieme delle procedure e strumenti di cui un’organizzazione si dota per lo svolgimento della propria operatività. Il riferimento non è ai soli processi e strumenti di project management, ma a tutti i processi aziendali e gli strumenti metodologici e tecnologici presenti in un’organizzazione per la gestione della propria attività.

Cosa contiene il piano di gestione della comunicazione di progetto?

• Requisiti di comunicazione degli stakeholders;
• Indicazioni dettagliate relative a come comunicare, tra cui la lingua ufficiale da utilizzare, il formato, i tipi di contenuto ammessi ed il livello di dettaglio richiesto;
• Le motivazioni che giustificano e/o richiedono la distribuzione delle informazioni;
• Periodicità che detta i tempi per la distribuzione di informazioni;
• Il responsabile della comunicazione delle informazioni;
• Il responsabile che autorizza il rilascio di informazioni riservate;
• Persone e/o gruppi (target), destinatari delle informazioni;
• Metodi o tecnologie utilizzate per trasmettere le informazioni, come ad esempio email tradizionali, PEC, comunicati stampa, ecc.;
• Risorse allocate per le attività di comunicazione, incluso tempo e budget;
• Metodologie per l’aggiornamento del piano di gestione delle comunicazione in itinere;
• Glossario riferito ai termini di uso comune;
• Diagrammi di flusso delle informazioni di progetto;
• Flussi di lavoro con eventuale sequenza di autorizzazione;
• Vincoli della comunicazione (di carattere normativo, legislativo, tecnologico, ecc.);

Qual è la migliore tecnica per identificare i requisiti di comunicazione degli stakeholder?

Non a caso l’identificazione dei requisiti di comunicazione da soddisfare è al primo posto della lista delle informazioni andrà incluso nel piano di gestione della comunicazione. Non è un lavoro semplice, anche poichè vanno considerati tutti i potenziali canali di comunicazione.

Cosa si intende per canali di comunicazione?

In questo caso specifico il riferimento è alle possibili interazioni tra gli stakeholders.

In altri termini, se il numero degli stakeholder da gestire è pari a N, il numero delle possibili interazioni tra essi è calcolabile grazie alla seguente formula:

Potenziali canali di comunicazione (interazioni) = N(N-1)/2

Questo vuol dire che se gestisci un piccolo gruppo di 5 stakeholders il numero delle possibili interazioni è pari a:

5 (5-1) / 2 = 5 (4) / 2 = 20/2 = 10

Una componente chiave della pianificazione è determinare e limitare chi comunica con chi e chi riceverà le informazioni. Altrimenti si impazzisce!

Ma come faccio a conoscere i requisiti? Quali sono le fonti da utilizzare? Qual è la tecnica migliore?

Il miglior modo per identificare tutti i requisiti di comunicazione è fare uno scanning dell’organizzazione e del progetto, focalizzando la tua attenzione sui seguenti elementi:

• Organigramma e struttura organizzativa
• Organizzazione del progetto e responsabilità stakeholder
• Aree di expertise e dipartimenti coinvolti nel progetto
• Informazioni relative a quante persone sono coinvolte nel progetto e in quali località
• Fabbisogni di comunicazione verso l’interno (ad esempio, quando comunicare all’interno dell’organizzazione)
• Fabbisogni di comunicazione verso l’esterno (ad esempio, quando comunicare con i media, pubbliche relazioni, ecc.)
• Informazioni relative agli stakeholder e alle loro esigenze (ottenute consultando il registro degli stakeholder)
• Solo in questo modo si riuscirà a soddisfare la cosiddetta regola delle 5W / 1H, ossia determinare con chi (Who) è necessario comunicare, cosa (What), quando (When), dove (Where), perché (Why) e come (How).

Non va mai sottovalutata l’importanza di conoscere i fattori ambientali aziendali e gli asset dei processi organizzativi.

Quali sono i Fattori Ambientali Aziendali

Gran parte dei processi di gestione della comunicazione di progetto sono legati ai Fattori Ambientali Aziendali. Quelli che hanno maggiore influenza sono:

• la cultura organizzativa
• i valori aziendali
• standard e policies che il progetto deve rispettare
• la logistica e l’infrastruttura organizzativa
• le risorse umane direttamente utilizzate sul progetto o con le quali il progetto dovrà interagire
• le politiche e le procedure per l’amministrazione del personale
• le politiche interne (es. la politica del personale) ed esterne (es. vincoli legislativi, privacy ecc.)
• le condizioni di mercato
• la tolleranza al rischio degli stakeholder
• sistema informativo di project management

Asset dei Processi Organizzativi

Gli Asset dei Processi Organizzativi influenzano chiaramente il modo in cui il project manager, il team dedicato e gli stakeholders comunicheranno all’interno del progetto. Gli asset dei processi organizzativi che influenzano la comunicazione sono i seguenti:

• le procedure di assicurazione e controllo qualità
• le procedure per l’assunzione, l’allocazione, la formazione e valutazione del personale
• le procedure per la produzione di beni e servizi
• le tecnologie di produzione impiegate dall’azienda
• gli standard di ciascun settore interno
• il sistema di knowledge management
• i sistemi informativi aziendali
• i format di comunicazione interna
• le tecnologie di comunicazione utilizzate dall’organizzazione
• gli strumenti e la metodologia di project management utilizzati

Quali sono i principali ostacoli della comunicazione di progetto?

I principali ostacoli che dovrai superare per assicurare una comunicazione di progetto efficace sono essenzialmente riconducibili a questioni di carattere politico, culturale e linguistico.

Ostacoli dovuti alla “politica e ai giochi di potere”

Questo è un problema molto sentito, in particolare nei progetti di grandi dimensioni. In questi casi esiste la concreta possibilità che le logiche legate ai giochi di potere prevalgano sul dialogo e sul buon senso. Questo tipo di ostacoli si manifesta di solito “ai piani alti” della gerarchia organizzativa.

Una volta individuati coloro che hanno un “peso” politico all’interno del progetto, è necessario lavorare per guadagnarsi la loro fiducia e aumentare il loro coinvolgimento.

Ostacoli dovuti a differenze di tipo culturale

Organizzazioni diverse hanno culture organizzative e sistemi valoriali differenti. Pertanto, quando la comunicazione avviene tra due organizzazioni (ad esempio, tra il cliente ed il fornitore) non è detto che tutto fili liscio senza problemi.

In questo caso il responsabile del progetto, insieme al suo team, deve essere consapevole delle differenze e tenerne conto durante lo sviluppo del piano di gestione della comunicazione.

Ostacoli dovuti a barriere di tipo linguistico

In questo caso intendo, non solo differenze dovute alle diverse lingue utilizzate in caso di progetti internazionali, ma anche le differenze scaturite dalla coesistenza di terminologie e glossari per gli “addetti ai lavori”. Anche in questo caso è compito del responsabile di progetto uniformare e tendere ad un gergo comune di progetto.

Conclusioni

La comunicazione di progetto è un aspetto da curare con grande attenzione. Quello che comunichi, come lo comunichi e a chi lo comunichi deve sempre posizionarti come colui che ha il pieno controllo della situazione. All’inizio non sarà semplice, ma con studio, lavoro e tanta dedizione nulla sarà impossibile. Se poi vuoi scoprire tutti i segreti della comunicazione non esitare a scriverci a [email protected]