Esiste una metodologia progettuale unica?

Ragionare con una metodologia progettuale definita e scrivere progetti rispondendo a bandi e finanziamenti rappresentano due modi di procedere in contrapposizione tra loro? In teoria no. Come vedremo, in questo approfondimento, il secondo è la logica conseguenza del primo metodo.

Il progetto rappresenta l’esito di un impianto progettuale che contempla un’insieme di azioni, riflessioni, verifiche che portano da un’idea alla sua realizzazione sino alla valutazione in itinere ed ex post.

Nel corso di questi ultimi anni le organizzazioni sono state sempre più sollecitate a scrivere progetti per ottenere finanziamenti attraverso specifici avvisi o bandi.

Gran parte delle organizzazioni hanno presupposto di lavorare per progetti solo per il fatto che sanno scrivere i progetti e rispondere ai bandi. Possiedono le competenze per poterli presentare, riuscendo anche ad ottenere i finanziamenti.

Sottovalutando molte volte, il processo più importante, ossia l’iter di costruzione del progetto. Scrivere un progetto rappresenta solo una parte dell’intero processo.  Una parte limitata che va costantemente implementata e verificata.

La risposta ad un bando

A questa percezione contorta ha contribuito in modo sostanziale proprio la modalità della “risposta ad un bando” Comunque non tutto il “male” viene per nuocere. Il sistema dei “finanziamenti & bandi” ha avuto molti vantaggi tra i quali:

1.  criteri omogenei per la presentazione e la selezione dei progetti

2. introduzione di concetti fondamentali per implementare i processi progettuali

3. migliore connessione tra la parte economica (budget) e quella contenutistica (task, obiettivi realizzativi, ecc.)

Ma l’introduzione di questa modalità di lavoro e lo sviluppo dei formulari hanno, nel contempo, promosso una logica di impigrimento intellettuale nella stesura e nello sviluppo di un progetto. In poche parole si è passati da un processo di “idea-progetto-compilazione del formulario” ad uno di “lettura di un bando – compilazione di un formulario”.

La semplice compilazione di un formulario, senza che alle spalle via siano stati dei ragionamenti dettagliati, rischia di non far percepire la complessità del processo progettuale immaginato. Si rischia quindi di semplificare in maniera riduttiva tutto il processo progettuale pensato.

Orientarsi tra le pagine di un bando

Molto spesso uno dei più grandi deterrenti di fronte alla progettazione su bando è proprio la quantità di fogli scritti che una persona si trova davanti. Delibere generali che definiscono le linee politiche quadro, delibere specifiche attuative. Poi ci sono gli avvisi (o bandi) veri e propri, i formulari da riempire, le guide, gli allegati utili alla compilazione. Molte volte è possibile arrivare a diverse centinaia di pagine da leggere, studiare ed interpretare.

Il secondo problema da affrontare è il modo in cui i contenuti sono espressi (spesso con un linguaggio tecnico), come sono elaborati graficamente. Infatti, chi scrive un bando segue un proprio schema logico rispetto alla sequenza degli argomenti e dei temi trattati. Questa logica oltre che differire da bando a bando è spesso diversa da quella di chi li legge. Il problema è quindi orientarsi da una parte e di ordine logico dall’altra.

E’ necessario dotarsi di una bussola mentale per orientarsi tra le parole all’interno del bando. Si deve imparare a scegliere la sequenza logica con cui cercare e riorganizzare le informazioni. Bisogna, infine, fare attenzione anche alle traduzioni dei bandi nelle varie lingue europee: le versioni in lingua nazionale sono utili per accedere velocemente alle informazioni, ma la versione in inglese è quella ufficiale, per cui in caso di piccole discrepanze bisogna attenersi all’originale.

Le informazioni all’interno di un bando

Lavoreremo ora sulla sequenza con cui cercare le informazioni, sapendo che in molti casi una informazione è discriminante per quella successiva; anzi in molti casi, come vedremo, una informazione può determinare l’interruzione della lettura del bando stesso.

La scadenza

La prima informazione da cercare è proprio la scadenza del bando. Sembra banale e ovvio, ma non è così; spesso si viene a conoscenza di bandi, in prossimità o addirittura dopo la scadenza dello stesso. Capita, alle volte, di leggere interamente il bando e scoprire solo alla fine (di solito la data di scadenza non è mai all’inizio degli scritti) che in realtà è stata una fatica inutile.

Diversi sono gli elementi che possiamo ricercare in merito alla scadenza. Ovviamente se il bando non è già scaduto dobbiamo capire quanto tempo abbiamo per compiere tutte le azioni connesse a quella domanda.

Ma non basta, perché possiamo anche cercare di capire (nel bando stesso o in testi ad esso correlati) se vi sono altre possibili scadenze; esistono infatti alcuni bandi detti “aperti”, ovvero bandi che hanno, oltre ad una scadenza specifica, anche periodi di presentazione ripetuti nel tempo.

Inoltre, dobbiamo capire se il bando considerato ha una cadenza di uscita regolare e predefinita. Essa può variare o può non essere definita in modo preciso. Anche se siamo in ritardo per la scadenza imminente possiamo già iniziare ad avviare il processo per la scadenza successiva, superando, di fatto, la pessima abitudine di fare sempre le cose all’ultimo minuto.

Dobbiamo infine cercare di essere sempre informati sul bando che ci interessa; talvolta ci sono proroghe sulle scadenze di alcuni bandi o la creazione di progetti ponte, un modo per recuperare soldi già stanziati per quella specifica azione o area di intervento ma non spesi.

Eleggibilità dei soggetti proponenti

La seconda informazione fondamentale è l’eleggibilità dei soggetti proponenti: i bandi indicano quali sono gli organismi, pubblici o privati, che possono partecipare: verifichiamo subito la nostra ammissibilità. All’interno dei progetti è possibile operare rivestendo ruoli organizzativi diversi;  riportiamo la terminologia più usata all’interno della progettazione in ambito europeo:

Promotore

Il soggetto che promuove, coordina, tiene le fila anche amministrative del progetto

Attuatore

Colui che realizza le azioni o alcune di esse

Partner

Soggetti che collaborano o partecipano ad alcune azioni senza che queste da sole siano determinanti nella realizzazione del progetto complessivo. I partner possono essere attivi, ovvero svolgere delle azioni, o passivi, ovvero essere coloro che svolgono alcune azioni specifiche. In alcuni casi promotore e attuatore possono coincidere; in alcuni bandi devono essere obbligatoriamente diversi. Ad esempio alcuni bandi prevedono che il promotore sia un Ente Pubblico che, a sua volta, identifica sul territorio enti del terzo settore come enti attuatori delle azioni.

In questa fase, quindi, dobbiamo vedere cosa prevede il bando rispetto ai soggetti che possono presentare il progetto e quali requisiti devono avere in merito alla forma giuridica.
Infine dobbiamo collocare questa analisi all’interno di una riflessione più ampia; in alcuni casi troviamo un bando a cui non possiamo partecipare direttamente, ma che possiamo proporre ad altri enti, collaborando con essi per la presentazione e realizzazione.

Le priorità del bando

Accertato che possiamo partecipare al bando e che siamo ancora in tempo per presentarlo, dobbiamo prestare ancora attenzione ad alcune cose importanti. Ogni bando definisce delle priorità di attenzione o delle linee esclusive e degli strumenti attuativi realizzabili.

Ovvero un bando può definire che i progetti debbano occuparsi di un certo problema o che possono essere finanziati solo certi tipi di intervento o certi servizi. Questa analisi ci serve per capire se la nostra idea progettuale può trovare una collocazione o se questo non è il bando adatto, consentendoci così di decidere se procedere nel lavoro o se tralasciare.

Infine non ci resta che cercare le informazioni relative ai destinatari. Dobbiamo cioè cercare se nel bando ci sono vincoli particolari rispetto ai destinatari del progetto, sapendo che esistono a grandi linee due possibili tipologie: i destinatari finali, anche detti beneficiari, e i destinatari intermedi. I beneficiari sono i soggetti cui è destinato il progetto, il gruppo target, cioè coloro che hanno la priorità assoluta rispetto a qualsiasi azione posta in essere; i destinatari intermedi sono quei soggetti che compiono azioni nei confronti dei beneficiari e che a loro volta sono destinatari di qualche azione progettuale.

I vincoli di cui tener conto

Ogni bando pone dei vincoli, mette dei limiti a ciò che è possibile chiedere e alle modalità di realizzazione del progetto stesso. Proviamo ora ad analizzarli. Possiamo dire che i vincoli economici sono di varia natura, alcuni relativi all’insieme dei progetti finanziabili ed altri specifici per la realizzazione del singolo progetto.

Quasi tutti i bandi definiscono in modo chiaro l’ammontare complessivo delle risorse economiche a disposizione per il finanziamento dei progetti che verranno ritenuti ammissibili; in molti casi vengono anche evidenziate le suddivisioni interne al budget complessivo.

La divisione può essere inoltre relativa alle aree territoriali. In altri casi, in modo aggiuntivo ai criteri territoriali o in modo unico, la suddivisione può essere fatta per tipologie di intervento o di enti che vi possono partecipare. Ma perché dobbiamo perderci in mezzo ad una quantità di numeri e cifre non sempre facilmente comprensibili?

In primo luogo la lettura di questo dato ci consente di capire l’entità delle disponibilità finanziarie e di conseguenza avere una prima idea sull’orientamento, da parte dell’ente erogatore, verso quel tipo di area progettuale. Ma questo dato assume una rilevanza cruciale soprattutto se associato ad un altro dato: la quota massima richiedibile per ogni singolo progetto.

Nella quasi totalità dei casi il bando prevede una cifra massima richiedibile e quindi finanziabile per il progetto. La cifra totale a disposizione divisa la quota massima richiedibile ci permette di capire quanti progetti, nella ipotesi in cui tutte le domande chiedessero il massimo, potrebbero essere finanziati.

I progetti finanziabili potenzialmente

In base all’esperienza ed ad alcuni calcoli statistici, sulla media tra chi chiede il massimo e chi chiede cifre inferiori, possiamo ipotizzare il numero dei progetti potenzialmente finanziabili. Da questo esempio si capisce il perché dell’importanza di questo calcolo, apparentemente un po’ laborioso: tale calcolo ci consente di valutare se è opportuno presentare un progetto in un bando aperto a tutta l’Italia che prevedibilmente finanzierà al massimo, ad esempio, 20 progetti.

Fatto questo calcolo preliminare è possibile analizzare i vincoli economici interni al progetto. Quasi tutti i bandi prevedono, anche se con livelli di dettaglio molto diversi tra loro, dei vincoli rispetto ai costi massimi ammissibili per le singole voci di costo.

Si va dal massimo dettaglio degli FSE alla definizione di alcuni parametri generali di alcuni bandi; ad esempio vi possono essere dei limiti rispetto al costo di certe prestazioni, alcune tipologie di spesa non possono superare una data percentuale (es: i costi di progettazione non possono essere superiori al 5% del costo complessivo del progetto), certe spese sono riconoscibili solo a certe condizioni e così via, mentre alcuni costi possono non essere del tutto riconosciuti (es: acquisto di strumentazione informatica/didattica o ristrutturazione di immobili).

E’ importante andare a verificare questi vincoli prima di iniziare a scrivere nel dettaglio il progetto perché alcuni parametri potrebbero non essere congruenti con la nostra idea progettuale. Spesso ad esempio uno dei vincoli è relativo alle spese per acquisto, affitto e ristrutturazione di beni immobili; se la nostra idea è di ristrutturare un immobile per realizzarvi un servizio, quel bando non sarà adatto e sarebbe quindi inutile proseguire nel lavoro di progettazione. Infine altro elemento, oramai presente nella quasi totalità dei bandi, è il “cofinanziamento”.

Il cofinanziamento

La voce cofinanziamento, introdotta molti anni fa dai progetti europei ed ora presente anche in alcuni bandi di privati e di fondazioni, ha una sua logica precisa: l’ente finanzia il progetto a patto che il soggetto che lo realizza investa risorse proprie, economiche ed umane. La percentuale di cofinanziamento richiesto varia molto da bando a bando, a partire dalla tipologia di azione finanziabile e dalla collocazione territoriale del progetto: si va ad esempio dal 75% di alcuni bandi di formazione rivolti ai dipendenti delle imprese al 10% di alcuni bandi rivolti esclusivamente alle organizzazioni di volontariato.
La quota di cofinanziamento può essere composta da varie voci di costo del progetto, quali ad esempio il costo dei dipendenti coinvolti nel progetto, il costo presunto derivante dall’uso di proprie strutture e risorse, da risorse finanziarie proprie o di altri enti partner del progetto, da elargizioni destinate a tale scopo da parte di sponsor privati e molte altre ancora.

Ma i vincoli economici non sono gli unici

Dobbiamo anche analizzare quali vincoli temporali sono posti dal bando. La durata massima del progetto è il primo elemento che dobbiamo identificare; quasi sempre i bandi definiscono un tempo massimo entro cui il progetto dovrà essere realizzato. Sapere questo dato ci permette di capire se l’orizzonte temporale che avevamo previsto è coerente con quanto espresso dal bando e/o se possiamo/dobbiamo ridefinire altri confini, magari attraverso la scomposizione del progetto in sotto-progetti.

Altro dato da ricercare, anche se non sempre è espresso o è posto in modo chiaro e coerente è la data entro cui il progetto deve terminare. In alcuni casi la data di fine è in relazione alla effettiva data di inizio del progetto, coincidente con il momento di stipula dell’atto formale tra l’ente erogatore e l’ente realizzatore del progetto, mentre in altri la data è indipendente, ovvero è fissata a priori in un dato momento. Questa seconda modalità è estremamente problematica perché spesso, a causa dei ritardi burocratici nella approvazione e nella stipula della convenzione, il progetto riesce a partire molto a ridosso della data di scadenza; questo costringe a realizzare in tempi molto compressi azioni previste in un modo completamente diverso.

Altri vincoli da analizzare

Il più delle volte il bando prevede specifiche modalità di presentazione, che vanno rispettate, pena la non ammissibilità del progetto. Tra queste possiamo ricordare l’utilizzo dei formulari appositamente predisposti e i fac-simili della domanda di presentazione che prevedono la presenza di alcuni dati specifici.  Bisogna poi verificare la data entro cui va presentata la domanda, controllando bene se viene considerata la data di spedizione o la data di arrivo.

In alcuni casi il progetto deve arrivare entro e non oltre una certa data, indipendentemente dal mezzo con cui la domanda perviene e dalla data in cui è stata spedita. Infine vale la pena controllare se sono esplicitamente previste particolari procedure successive alla approvazione del progetto. Non sappiamo ancora in questa fase se il progetto verrà approvato, ma vale la pena sapere quali vincoli ci aspettano nel caso di una sua realizzazione.