Le capacità di comunicazione del project manager
La sopravvivenza di qualsiasi attività umana organizzata dipende in gran parte dalla capacità dell’uomo di comunicare con gli altri. In effetti, è impossibile concepire un’organizzazione in cui gli individui operano isolatamente senza il beneficio della comunicazione.
È importante determinare le competenze necessarie per comunicare efficacemente a vantaggio del progetto.
Le abilità possono essere suddivise in tre insiemi
- Cognitive
- Tecniche
- Comunicative
Capacità cognitive riguardano le conoscenze di base della professione. Le abilità tecniche sono quelle pratiche e manipolative specializzate tecniche essenziali per la professione e soprattutto nelle fasi di progettazione e realizzazione di progetto. Le abilità comunicative o sociali implicano che gli individui abbiano la capacità di interagire efficacemente con i clienti e altri professionisti.
Il project manager deve stabilire una connessione tra gli insiemi
La leadership del project manager
Le relazioni con i membri del team di progetto garantiscono un buon clima di comunicazione per il project manager. Inoltre il project manager deve saper identificare le risorse umane e tecnologiche utili per lo svolgimento di un progetto. Garantendo impegno con uno stile di leadership appropriato. A questi tre insiemi/abilità se ne aggiungono due ulteriori:
- Interpersonali
- Emotive
Le abilità emotive sono la capacità di prendere le decisioni giuste in circostanze difficili. Assumersi responsabilità e avere coraggio nelle scelte. Interpersonali sono quelle legate alla fiducia in se stessi per comunicare. Senza abilità emotive, le abilità interpersonali potrebbero non essere utilizzato in modo efficaci, e senza le abilità interpersonali, le abilità tecniche possono essere sprecate.
Le capacità di comunicazione per un project manager sono importanti. Nelle varie fasi di un progetto le persone coinvolte dovranno spiegare, porre domande e discutere problemi e idee tra loro.
La comunicazione orale
Il canale di comunicazione più comune è quello orale. E immediato, spontaneo diretto e utilizzato in un ampio gamma di situazioni. Tuttavia, la comunicazione verbale è molto spesso fraintesa. La maggior parte della comunicazione durante un progetto può essere spesa per parlare e ascoltare, e meno tempo a leggere e scrivere. Azioni di comunicazione come parlare, ascoltare, leggere e scrivere hanno bisogno di competenze da utilizzare con intelligenza.
Leadership efficace? Comunicazione efficace
Una leadership efficace dipende in gran parte da una efficace comunicazione. È improbabile che “cattivi” comunicatori ricoprano posizioni influenti o vengano percepiti dai membri del team come leader. Esiste una forte relazione tra la leadership del progetto con un alto livello di partecipazione verbale. Una buona comunicazione e una forte leadership vanno di pari passo
I project manager hanno successo producendo progetti in tempo e rispettando il budget, nonché gestendo efficacemente l’interazione e la comunicazione tra persone e organizzazioni.
Comandare l’attenzione degli altri
La comunicazione inefficace deriva da arroganza, disorganizzazione, testardaggine, negativismo e sfiducia. Persone con capacità interpersonali limitate rappresentano le ragioni per cui fallire nella gestione di un progetto.
Per sviluppare un progetto in modo efficace si verificano tre tipi di comunicazione:
- la comunicazione verticale, l’alto e il basso flusso di comunicazione basato su relazioni gerarchiche;
- comunicazione orizzontale, basata sulla comunicazione con i “pari”;
- comunicazione trasversale, fondata sulle relazioni ascendenti (verticali) con i manager ed il team di lavoro e la comunicazione trasversale con appaltatori e/o fornitori o membri di team di altri reparti
I membri influenti del team spesso si rendono conto che le persone che fanno più rumore hanno poca rilevanza e sforzi dovrebbe essere fatto per incoraggiare i comunicatori “riluttanti” a partecipare. Quei leader di progetto con notevoli capacità di comunicazione e influenza emergono come dominanti. Quindi le abilità dei comunicatori dominanti possono essere strettamente associati a quelli dei leader.
I leader guidano attraverso una comunicazione efficace
Buone capacità di comunicazione consentono, favoriscono e creano l’ambiente giusto e necessario per incoraggiare gli altri a seguire un leader. Senza una comunicazione efficace, un manager fa poco. Senza comunicazione efficace, un manager non è un leader efficace. Comunicare in modo efficace è ciò che consente a un manager di passare a una posizione di leadership.
Ciò che serve per raggiungere il successo ed essere un leader in un’organizzazione è essere in grado è di comunicare, di portare a termine le cose con e attraverso le persone
La leadership “non è un atto solista, è uno sforzo di squadra “
La comunicazione è quindi una forza forte che influenza il successo del progetto. Il capo progetto deve svilupparsi uno stile di leadership che favorisca una comunicazione efficace ed efficiente con gli stakeholders.
Abilità di comunicazione e leadership
La comunicazione della leadership consiste in livelli, che espandono le competenze dalla strategia di sviluppo, scrittura e conversazione efficaci, per utilizzare queste abilità in situazioni organizzative più complesse. Man mano che un progetto si sviluppa, il project manager dovrà migliorare le capacità di comunicazione di base per diventare più efficace nella comunicazione.
Che tipo di comunicazione per il leader?
- Comunicazione centrale. Tutta la comunicazione efficace dipende da questa abilità. Queste sono le abilità più individuali. I leader di qualsiasi organizzazione devono padroneggiare le competenze fondamentali.
- Comunicazione manageriale. Le capacità di comunicazione manageriale si basano sulle abilità fondamentali. È la capacità più direttamente coinvolta nella gestione degli altri. Sono le competenze necessarie per interagire con gli individui e per gestire i gruppi.
- Comunicazione aziendale. La comunicazione aziendale prevede l’espansione dalle competenze manageriali a quelle capacità necessarie per guidare un’organizzazione e rivolgersi a una comunità più ampia. La comunicazione diventa ancora di più complessa quando i manager si spostano in una posizione in cui devono pensare al modo migliore per comunicare con tutti gli stakeholder interni ed esterni
Le competenze fondamentali per i project manager
Le competenze fondamentali di cui hanno bisogno i project manager per essere in grado di comunicare in modo efficace potrebbero essere, ad esempio le capacità di scrivere e parlare. I manager devono essere in grado di strutturare e scrivere in modo efficace ed articolato corrispondenza e documenti, da e-mail e promemoria a proposte e relazioni.
I project manager devono essere in grado di scrivere e parlare utilizzando un livello di linguaggio atteso dai leader. Devono essere in grado di creare e presentare presentazioni e speech orali.
Queste sono le competenze fondamentali necessarie nella comunicazione
Le capacità di comunicazione manageriale di cui i project manager hanno bisogno per essere in grado di comunicare in modo efficace potrebbe essere per esempio l’ascolto. Ascoltare è un’abilità essenziale in ogni situazione, ma è applicabile all’interno della gestione manageriale perché gestire gli altri in modo efficace richiede attenzione nell’ascoltare ciò che dicono gli altri.
Il manager si fida del team
Il project manager di cui si fida il team e che fa lavorare insieme il team comunicherà con successo
I membri del team di progetto devono collaborare, condividere, raccogliere e integrare informazioni e conoscenze per realizzare gli obiettivi del progetto. Un project manager non comunica solo con il linguaggio, ma anche con il carattere, che include atteggiamento, comportamento e personalità.
Consentire ai membri del team di assumersi la responsabilità del proprio lavoro e condividere la visione con i membri del team sarà migliorare il flusso formale di informazioni in tutte le direzioni, vale a dire verso l’alto, verso il basso, orizzontale, diagonale e laterale, con conseguente feedback positivo. Pertanto, i project manager che consentono al team di assumersi la responsabilità dei propri il lavoro otterrà di più dai membri del team e la comunicazione sarà più efficace.
La leadership situazionale
Lo stile di leadership situazionale è lo stile migliore che un project manager possa applicare durante l’esecuzione di un progetto perché adatta uno stile in base alla situazione. Consentendo al team di assumersi la responsabilità del proprio lavoro e consentire loro di partecipare al processo decisionale. Ciò significa che il project manager si fida del team. Queste caratteristiche di un project manager di costruzione sono le caratteristiche che miglioreranno una comunicazione efficace e formeranno la base di uno stile di leadership.
