Mi chiamo Alessia M. Massaro e dal 2020 mi occupo di progettazione di interventi sociali e di sviluppo.
Lavoro come project manager nell’ambito della Cooperazione Internazionale in Africa.
Attraverso questa serie di articoli condividerò contenuti sia tecnici sia esperienziali: da un lato ripercorreremo l’intero ciclo di gestione del progetto, dall’approvazione alla rendicontazione; dall’altro porterò esempi concreti dal mio lavoro quotidiano nella progettazione. Dopo il primo articolo dedicato ai consigli pratici per la scrittura di un progetto, in questo articolo approfondiremo come passare dall’approvazione all’avvio operativo del progetto: i primi passi per partire.
Un progetto approvato, infatti, non è ancora un progetto avviato.
Tra la comunicazione ufficiale e l’inizio effettivo delle attività esistono passaggi tecnici fondamentali, che incidono sulla possibilità di realizzare correttamente il progetto e garantire il successo dell’intervento.
Di seguito analizziamo i principali step di questa fase.
1. Verifica del progetto e del partenariato
Questa fase serve a comprendere se esistono le condizioni reali per passare dall’approvazione all’avvio del progetto così come approvato. Si svolge prima della firma del contratto con l’ente erogatore ed è una verifica tecnica e strategica del progetto.
1.1 Confronto tra progetto approvato e progetto presentato
- Verificare eventuali modifiche introdotte dal donatore: in teoria le regole del bando dovrebbero rimanere immutate; in pratica, possono cambiare.
Un esempio rilevante è l’Otto per Mille a diretta gestione statale che, dal 2025, richiede agli enti di accettare in anticipo qualsiasi variazione futura (formulari, criteri di ammissibilità, modalità di rendicontazione, ecc.), quindi gli enti proponenti hanno difficoltà ad avviare i progetti approvati! - Controllare l’importo finanziato e il cofinanziamento: se il contributo ottenuto è inferiore al costo complessivo, bisogna verificare la disponibilità di coperture aggiuntive (ente proponente, partner, altri finanziatori).
- Valutare la pertinenza e l’attualità delle attività: i tempi di attesa per gli esiti possono andare da 3 a 12 mesi, a volte oltre.
In questo lasso di tempo possono cambiare disponibilità dei beneficiari, necessità del target, contesto operativo e fattibilità delle attività. - Attualizzare il budget: controllare se i costi sono ancora validi o necessitano di revisione, considerando anche eventuali nuove voci (aumento del costo della vita, dei compensi, variazione dei costi di acquisto delle attrezzature o loro indisponibilità ecc.).
1.2 Verifica del partenariato
Prima della firma del contratto con il donatore è necessario verificare che non ci siano stati cambiamenti significativi nei partner.
Questi includono variazioni di governance, dimissioni di personale chiave, riduzione delle capacità operative o mancanza di reale volontà di partecipare. Tale verifica è fondamentale per passare dall’approvazione all’avvio operativo del progetto. Una volta firmato il contratto con il finanziatore, si procede alla formalizzazione dell’accordo di partenariato. È importante ricordare che questo accordo può prevedere un importo superiore al contributo stanziato dal donatore. Questo perché il finanziamento ricevuto non sempre copre il costo complessivo del progetto. Pertanto, richiede l’individuazione di risorse aggiuntive, cofinanziamenti o contributi in natura da parte dei partner. L’accordo assicura trasparenza, coordinamento e una base solida per l’intera implementazione.
1.3 Tre possibili esiti della verifica di pre-avvio
- Avvio senza modifiche
Tutto è coerente e attuale: si può procedere alla firma della convenzione con l’ente erogatore. - Necessità di rimodulazione
Se il finanziamento è ridotto (es. contributo richiesto € 50.000, finanziato solo al 35%), o se alcune voci chiave non sono ammissibili, è necessario rivedere budget, attività o tempi. Questo passaggio richiede la validazione del donatore. - Rinuncia al finanziamento
Scenario meno frequente ma possibile: ritardi troppo lunghi, modifiche del contesto, errori di calcolo, impossibilità di coprire il cofinanziamento o cambi di regole da parte del donatore possono rendere impossibile avviare il progetto.
2. Attività preliminari all’avvio del progetto
A seconda del finanziatore — fondazioni, agenzie pubbliche, ministeri, Commissione Europea — possono essere richiesti documenti aggiuntivi che attestino solidità economica e regolarità amministrativa.
2.1 Richiesta documentale aggiuntiva
Il tempo necessario per questa fase dipende dal livello di controllo del donatore e dalle capacità amministrative dell’organizzazione.
Esempi di documentazione richiedibile dall’ente erogatore prima della formalizzazione dell’accordo:
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Focus sulla fideiussione
Le fideiussioni richieste per contributi pubblici, da parte dello Stato, delle Regioni e della Commissione Europea, sono garanzie finanziarie che l’ente proponente fornisce al donatore per poter ricevere anticipi sul contributo pubblico. Attraverso questa garanzia, l’ente erogatore si tutela affinché le somme anticipatamente versate vengano utilizzate correttamente per le attività previste dal progetto approvato.
La fideiussione può essere bancaria o assicurativa.
Non sempre è richiesta, ma quando lo è rappresenta una delle parti più critiche del pre-avvio per le seguenti ragioni:
- Comporta costi elevati (premio assicurativo).
- Non sempre è una spesa ammissibile nella richiesta di contributo; in questo caso è una spesa che pesa interamente sull’organizzazione.
- Richiede valutazioni sulla solvibilità dell’ente e sul rischio finanziario.
- Una stima realistica del costo deve essere prevista già nella fase di progettazione, per evitare ritardi nell’avvio e costi non preventivati.
| Esempio di fideussioni su bandi:
Art. 13, c.3, p.11 – Bando per progetti di assistenza a favore delle vittime della tratta – Bando 7/2025 – Dipartimento delle pari opportunità L’importo del finanziamento concesso verrà erogato a ciascun progetto ammesso secondo le seguenti modalità: – una prima tranche del 35% del totale del contributo concesso, previa formale richiesta sottoscritta dal legale rappresentante del soggetto proponente, unitamente alla dichiarazione di avvio attività. Ove il soggetto proponente, ai sensi dell’art. 3, comma 1, let. c) del presente bando, sia un soggetto privato dovrà, altresì, essere prodotta apposita fideiussione bancaria o polizza fideiussoria assicurativa emessa a garanzia dell’importo del 35% del finanziamento |
3. Avvio formale del progetto
Una volta verificata la fattibilità, si procede alla firma della convenzione/contratto con l’ente finanziatore e alla definizione degli accordi con gli eventuali partner. Questi documenti normano l’intero intervento e devono essere analizzati con attenzione.
3.1 Firma del contratto con l’ente erogatore
Il contratto disciplina i diritti e gli obblighi dell’ente proponente (e capofila) e del donatore. Definisce in modo chiaro e vincolante vari aspetti del progetto, i più rilevanti per il donatore e importanti per l’ente in quanto vincolanti con il passaggio dalla semplice approvazione del progetto al suo avvio.
Oltre a includere obiettivi e attività di progetto, il contratto disciplina:
- La durata del progetto (mesi, data di inizio e fine): queste tempistiche vincolano l’eleggibilità delle spese e il periodo di implementazione delle attività. Le regole di erogazione dei fondi: la modalità peggiore è quella di erogazione dei fondi a consuntivo, ossia a fine del progetto e solo dopo aver presentato la rendicontazione. Questo vuol dire che l’ente proponente deve avere la capacità di anticipare tutte le spese. In tutti gli altri casi, l’erogazione segue l’approvazione della rendicontazione; spesso è anche previsto un anticipo e una quota a saldo da ricevere a seguito dell’approvazione della rendicontazione finale. Quest’ultima dovrà essere anticipata dall’ente.
- Le regole di rendicontazione: la rendicontazione ha una componente narrativa e una finanziaria. La parte narrativa prevede la descrizione delle attività, dei risultati e degli obbiettivi raggiunti dal progetto. La parte finanziaria è solitamente costituita dall’elenco delle spese sostenute rispetto al budget presentato, la documentazione provante le spese, ossia i giustificativi e le prove di pagamento e gli altri documenti accessori (ne parleremo approfonditamente nel prossimo articolo). La rendicontazione ha scadenza periodica (annuale, semestrale, trimestrale), determinata dal donatore.
- La possibilità e la modalità di gestione delle variazioni: i cambiamenti possono avvenire anche durante la fase di implementazione e possono riguardare una variazione dei costi o del personale, eventi imprevedibili, rimodulazione dei tempi. Il contratto disciplina la possibilità di fare variazioni onerose (che comportano modifiche al budget), non onerose (spostamenti interni entro limiti predefiniti senza la variazione complessiva del budget) e indica anche massimali di variazione dei costi, la modulistica e i tempi.
È importante entrare in relazione con l’ente erogatore nel caso ci siano problemi o dubbi prima dell’avvio del progetto in modo da instaurare un dialogo trasparente, efficace e funzionale. Infatti, gli enti hanno la possibilità di variare alcune regole a favore degli enti proponenti (ad esempio accettando pagamenti in contanti se autorizzati preventivamente, concedere anticipi di importo più alto rispetto a quanto stabilito nella convenzione standard). |
3.2 Pronti, partenza… via!
Una volta firmato tutto e definiti gli accordi con i partner, il progetto può finalmente partire.
È il momento in cui il documento progettuale si trasforma in intervento reale sul campo: la fase più dinamica.
Nel prossimo articolo approfondiremo gli strumenti indispensabili per una buona implementazione: cronoprogramma, budget operativo, matrice delle responsabilità e molto altro.
FAQ
- Cosa vuol dire ente proponente ed ente erogatore? Per ente proponente intendiamo l’ente non profit (iscritto o non al RUNTS) come ad esempio un’associazione, organizzazione di volontariato, associazione di promozione sociale che presenta una proposta progettuale ad un ente erogatore. L’ente erogatore, di conseguenza, è colui che valuta il progetto ed eroga un contributo a fondo perduto, ossia che non dovrà essere restituito.
- Come faccio a capire quali sono i passaggi necessari per passare dall’approvazione all’avvio operativo del progetto? Ci sono dei passaggi che riguardano l’ente proponente mentre ci sono dei passaggi che riguardano sia l’ente proponente che l’ente erogatore. All’approvazione del finanziamento l’ente proponente deve verificare le condizioni di fattibilità del progetto (costi, tempi, allineamento obiettivi ed attività, relazione con partner). Solo in secondo luogo, si avvia la relazione con l’ente erogatore il quale fornisce informazioni per l’avvio del progetto attraverso il bando, le linee guida di rendicontazione e la condivisione della procedura di avvio.
- Quali sono le difficoltà maggiori nella fase di pre-avvio? Molto spesso si sposta l’attenzione sulla formalizzazione dell’accordo con l’ente erogatore e si saltano tutti i passaggi interni relativi alla fattibilità che creano problemi visibili solo quando il progetto è stato avviato (variazioni del budget o delle attività).
- Chi si occupa della progettazione si occupa anche dell’avvio del progetto? dipende. Dipende soprattutto dalle dimensioni dell’ente. Gli enti grandi avranno professionalità distinte per la progettazione e la gestione, mentre negli enti più piccoli alcune figure professionali potrebbero avere più responsabilità e dover gestire anche la fase di avvio.
- Altri articoli pubblicati su Diario della Formazione:
- Dalla idea alla scrittura: la metodologia progettuale efficace – Diario della Formazione – Articolo tecnico
- Il progetto Heroes Beyond Cancer – Articolo esperienziale
| Sono Alessia M. Massaro, consulente esperta in progettazione sociale dal 2020 e project manager dal 2022. Lavoro prevalentemente nell’ambito della cooperazione internazionale in Africa nel settore sociosanitario, educativo e di accesso all’acqua potabile. Dal 2020 mi occupo di ideazione e formulazione di proposte progettuali con enti del Terzo Settore di piccola e media dimensione, accompagnando i partner dalla idea alla realizzazione di interventi concreti e sostenibili. Rivolgo particolare attenzione ai temi di inclusione sociale, salute, educazione e parità di genere, diritti umani.
Dal 2024 mi occupo di missioni di monitoraggio e valutazione in Madagascar, Uganda e Sierra Leone, collaborando con organizzazioni locali e internazionali per migliorare la qualità e l’impatto degli interventi. Credo che la progettazione sia prima di tutto un atto di responsabilità e collaborazione, capace di trasformare le idee in azioni concrete. Sono fortemente orientata al networking e allo scambio di esperienze, e mi piace condividere strumenti, conoscenze e buone pratiche per promuovere una progettazione più consapevole, efficace e partecipata. Contatti Sito internet: Gestione e Progettazione Sociale con il Terzo Settore | Alessia M. Massaro LinkedIN: Alessia M. Massaro | LinkedIn |
