Le aule virtuali e la formazione a distanza non sono una novità. Rappresentano infatti una valida soluzione di apprendimento da oltre 20 anni. Tuttavia, nel 2020, questa modalità di apprendimento è divenuta strategica in tutte le tipologie di organizzazioni (pubbliche e private). Quella che una volta era un’opzione di riserva è divenuta rapidamente una scelta irrinunciabile.

Data l’elevata priorità data all’apprendimento virtuale, i notevoli investimenti in esso effettuati e l’aspettativa che l’apprendimento virtuale sia destinato a durare, ha senso misurarne i risultati e l’impatto

La valutazione di impatto dell’apprendimento virtuale inizia molto prima della semplice erogazione di una lezione online. Esistono nove strategie specifiche che aiutano a misurare i risultati dell’apprendimento virtuale. Quattro di loro si realizzano prima della erogazione della lezione, due durante e tre dopo. Indipendentemente da dove rientrano nell’ordine di funzionamento, la pianificazione deve essere la priorità.

1. Definizione del problema

C’è sempre un motivo per sviluppare un programma di formazione e tutti gli sforzi logistici dovrebbero essere legati a questioni organizzative. La formazione potrebbe mirare a risolvere un notevole divario di prestazioni, come l’aumento dei punteggi di soddisfazione del cliente, o colmare un’esigenza anticipata, come il miglioramento delle competenze dei membri del team in una nuova piattaforma tecnologica. In ogni caso, definire chiaramente il problema all’inizio ti consentirà di identificare e misurare i risultati positivi.

2. Determinare risultati misurabili

Dopo aver chiarito la dichiarazione del problema è necessario identificare le misure che corrispondono ad essa. Ad esempio, se il problema riguarda  il servizio clienti e la tua organizzazione tiene traccia della soddisfazione del cliente, è necessario utilizzare queste metriche per determinare l’impatto della formazione. Per questioni immateriali che non hanno misure definite, è utile individuare prove correlate. Ad esempio, i punteggi del sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti possono essere utilizzati per valutare i livelli di capacità di comunicazione.

Certo, questi primi due passaggi dovrebbero adattarsi a qualsiasi programma di formazione, virtuale o meno. Sebbene queste pratiche non siano esclusive per le attività online, i docenti responsabili del piano formativo dovrebbero sempre includerle. Una volta che il problema e i risultati desiderati sono chiari, è il momento di pianificare la soluzione di apprendimento virtuale.

3. Progettare un programma pertinente e interattivo

Con i tempi che stiamo vivendo, è necessario assicurarsi che le lezioni online siano altamente pertinenti per il tuo target di destinatari. L’apprendimento virtuale compete con una serie di priorità e, a meno che non ci sia un motivo valido per fermarsi, la maggior parte delle persone non lo farà. Altrimenti, si impegneranno solo parzialmente nell’attività formativa.

Quindi, se le persone si riuniscono per una lezione virtuale, dovrebbero essere stimolati con la discussione, la collaborazione, la pratica e il feedback. Questo coinvolge il pubblico nella conversazione e offre loro l’opportunità di applicare l’apprendimento. Evitare lunghe lezioni e salva quelle per video o podcast. Pianificare invece i programmi virtuali concentrandosi sul coinvolgimento attivo.

Perché questi due elementi sono importanti per misurare il successo? Bene, se il pubblico non sta prestando attenzione, qual è il punto? La classe virtuale semplicemente non produrrà impatto. La formazione non produrrà risultati in termini di apprendimento.

4. Invogliare i partecipanti alla partecipazione attiva

Poiché gli studenti partecipano passivamente a diverse forme di eventi online (le riunioni e le presentazioni virtuali sono le più comuni ) chiedere un coinvolgimento attivo in una classe online può sorprendere i partecipanti. Ma più i partecipanti vengono coinvolti nel proprio apprendimento, più è probabile che ottengano risultati di apprendimento. Pertanto, è importante invogliare attivamente i partecipanti durante la lezione nell’aula virtuale, soprattutto se si desidera misurare i risultati.

La preparazione dei partecipanti include tutto, dal controllo della tecnologia alla garanzia del completamento degli incarichi anticipati. I partecipanti devono sapere cosa fare, quando farlo e come farlo. Ad esempio, se un seminario per lo sviluppo della leadership richiede agli studenti di completare una valutazione prima dell’inizio della lezione e di utilizzare le loro webcam per la partecipazione durante il programma, queste aspettative devono essere comunicate in anticipo. In caso contrario, gli obiettivi del programma non verranno raggiunti. Un partecipante che si presenta impreparato non otterrà gli stessi risultati di partecipanti ben preparati.

5. Assicurarsi che tutti conoscano i risultati attesi

Non è un segreto che, quando tutti si sforzano di raggiungere obiettivi comuni, è più facile raggiungerli. Per misurare il successo dell’apprendimento virtuale, ciò significa che tutti dovrebbero comprendere gli obiettivi previsti del programma e come saranno raggiunti.

Specifici per la formazione virtuale, sono tre gli stakeholder chiave:  progettisti del corso, facilitatori e partecipanti. Essi svolgono un ruolo fondamentale. I progettisti creano programmi pertinenti che si allineano ai risultati desiderati. I facilitatori condividono sia gli obiettivi di apprendimento del programma che i vantaggi del loro raggiungimento. Infine, i partecipanti devono riconoscere come il programma li aiuterà a ottenere risultati migliori.

Pensiamola in questo modo, quando i partecipanti sentono: “Oggi stiamo imparando come cercare rapidamente le informazioni sui clienti nel nuovo sistema, in modo da poter rispondere rapidamente a una domanda e avere più tempo”, dimostreranno un maggiore consenso per l’apprendimento l’argomento, perché capiscono la rilevanza per il loro lavoro.

Saranno inoltre meglio attrezzati per condividere come la formazione virtuale ha consentito loro di rispondere in modo più efficace alle richieste dei clienti. La connessione dichiarata tra ciò che impareranno in classe e il modo in cui migliorerà le prestazioni sul posto di lavoro aiuterà i leader dell’apprendimento a collegare più facilmente i punti durante la misurazione dei risultati.

6. Utilizzare gli strumenti della piattaforma in modo creativo

Le aule virtuali hanno più strumenti di interazione rispetto alla maggior parte delle aule di persona. L’utilizzo di questi strumenti in modo creativo consente una maggiore interazione dei partecipanti, portando a un apprendimento più profondo. E un apprendimento più profondo porta a migliori risultati di apprendimento.

Ad esempio, considera l’utilizzo dei seguenti strumenti:

• Sondaggi per iniziare la conversazione
• Chat per conversazioni di gruppo
• Webcam per dialoghi più profondi
• Lavagne per la collaborazione in team
• Intermezzi dedicati ad esercitazioni e feedback

E’ utile tener presente che non si tratta di utilizzare gli strumenti della piattaforma solo per utilizzarli. L’utilizzo di questi strumenti nella progettazione dell’apprendimento dovrebbe contribuire a migliorare i risultati dell’apprendimento. Ad esempio, se i partecipanti devono apprendere una nuova tecnica correlata al lavoro, potrebbero rispondere a una domanda di sondaggio sulla loro esperienza con essa, guardare una breve dimostrazione tramite webcam, scambiare idee per le applicazioni con i colleghi di corso su una lavagna e poi entrare in intermezzi (pause), dove ciascuno pratica la nuova tecnica.

7. Porre le giuste domande di follow-up

La maggior parte dei programmi di formazione utilizza sondaggi per acquisire il feedback dei partecipanti. Le aule virtuali hanno modi semplici per raccogliere questo feedback tramite domande di sondaggio e lavagne.

Oltre a porre domande standard sulla reazione dello studente, il sondaggio di fine corso dovrebbe anche valutare l’esperienza tecnologica dei partecipanti. È stato fluido o ha impedito l’apprendimento? I partecipanti sono stati in grado di vedere, ascoltare e interagire con i loro coetanei? Sono stati in grado di impegnarsi completamente o hanno passato il loro tempo a gestire le distrazioni? Questi problemi influenzano direttamente i risultati del programma e dovrebbero essere considerati.

8. Verificare l’applicazione

Piuttosto che chiedere come si sono sentiti i partecipanti riguardo alla classe virtuale, è meglio sapere se hanno imparato e applicato il contenuto. Pertanto, i docenti dovrebbero integrare le conoscenze e i controlli delle abilità nella progettazione del programma.

Per i controlli di conoscenza, è comodo utilizzare la funzione di sondaggio o quiz della classe virtuale per testare la comprensione. E’ necessario assicurarsi di formulare queste domande per l’applicazione della conoscenza piuttosto che per il richiamo. E’ utile porre domande come: “Cosa risponderesti in risposta alla richiesta di informazioni sul nostro prodotto da parte di un cliente?” invece di “Quali sono le tre caratteristiche del prodotto?”

Nonostante il malinteso comune secondo cui alcune abilità semplicemente non possono essere insegnate nell’aula virtuale, molte abilità possono e possono essere verificate stimolando creatività con gli strumenti della piattaforma. Ad esempio, una lezione virtuale per insegnare alle cameriere dell’hotel come fare un letto secondo gli standard del marchio potrebbe coinvolgere le webcam per dimostrazioni di abilità.

La verifica dell’applicazione consente di stabilire una chiara connessione ai risultati di apprendimento desiderati. E misurare se i partecipanti possono applicare l’apprendimento al loro lavoro ci aiuterà a determinarne il successo e l’impatto.

9. Concentrarsi sui comportamenti modificati

Una volta terminata la lezione virtuale, è utile controllare se i partecipanti stanno utilizzando le loro nuove conoscenze e abilità al lavoro.

Per trovare questi dati quantificabili, guardare alle stesse misure identificate prima del programma. La formazione ha influito sul cambiamento? Ha generato un impatto positivo sull’organizzazione?

Se è possibile osservare i partecipanti sul posto di lavoro, è utile prendere del tempo per farlo. In caso contrario, potrebbe essere sufficiente una revisione post-attività. Ad esempio, ascolta un campione di chiamate al servizio clienti per ascoltare le nuove competenze in azione o esaminare i sondaggi sulla soddisfazione dei clienti per identificare tendenze e argomenti correlati.

Il cambiamento del comportamento del discente alla fine determina il successo. Risponde alle domande, la formazione ha raggiunto il risultato previsto e ha colmato il fabbisogno?

Conclusioni

Con il recente passaggio all’apprendimento virtuale, è importante sapere se questi programmi formativi stanno ottenendo risultati e aggiungendo valore al business. Seguendo questi nove semplici passaggi, i responsabili della formazione possono determinare se i loro programmi didattici stanno fornendo i risultati desiderati.